Digitale Personalakte im Einsatz bei Unternehmensgruppe Eilers

Die Unternehmensgruppe Eilers besteht aus zertifizierten Fachbetrieben, die auf unterschiedlichen Geschäftsfeldern aktiv sind. Das Personalmanagement der Gruppe ist für über 200 Mitarbeiter verantwortlich. Die PLAN:D Digitale Personalakte bildet alle relevanten Vorgänge im Personalwesen bei Eilers effizient und sicher ab. Im Gespräch erläutert Dipl. oec. Maren Ulbrich, Leitung Personal, die Einsatzmöglichkeiten der PLAN:D Digitalen Personalakte.

Frau Ulbrich, wie kam es dazu, dass die Unternehmensgruppe Eilers die Digitale Personalakte eingeführt hat?
Über Jahrzehnte erfolgte die Personalaktenführung in Papierform. Für jeden Arbeitnehmer wurden die altmodischen Hängeregistraturen zur zentralen Ablage in den Schränken des früheren Lohnbüros verwendet.

Ein sehr mühsames Vorgehen...
Ja, denn jeder Vorgang musste in der Akte zeitaufwendig durchgeblättert werden. Außerdem dienten verschiedene Lohnprogramme über Jahre der eigenständigen Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Das wurde dann irgendwann unübersichtlich?
Natürlich, denn was sich über Jahre eingespielt hatte und damals bei einer Mitarbeiterzahl unter 100 noch irgendwie tauglich war, stellte sich mit zunehmender Größe des Unternehmens als nicht mehr zeitgemäß heraus. Wir sind mittlerweile ein mittelständisches Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern, da ist eine moderne Softwarelösung im Personalbereich unerlässlich. So wurde zunächst das seinerzeit liebevoll genannte Lohnbüro modernisiert zum Personalmanagement – ein Name, der zum Programm wurde.










In wiefern Programm?
Die Anforderungen im Personalbereich haben sich geändert. Wo früher das klassische 1-Mann-Lohnbüro die Sachbearbeitung erledigt hat, so müssen wir heute moderne Prozessabläufe definieren und steuern, um wettbewerbsfähig zu bleiben. In mehreren Schritten wurden 2009 externe Dienstleister mit der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung beauftrag, 2011 erfolgte dann die Digitalisierung der Personalakten.

Warum haben Sie sich für PLAN:D entschieden?
Wir haben einen ausführlichen Auswahlprozess durchgeführt und rund zehn Anwendungen hinsichtlich Usability, Praktikabilität und individuellen Anpassungsmöglichkeiten intensiv getestet. Anhand einer extra aufgestellten Matrix konnten wir die Anforderungen an die digitale Personalakte auf Basis von »Soll-«, »Kann-« und »Ist-« Faktoren sehr genau bestimmen. Die PLAN:D Digitale Personalakte hat nicht nur sämtliche Anforderungen erfüllt, sondern hat uns auch durch ein Höchstmaß an Individualität bei angenehmem Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugt. Außerdem ist die Digitale Personalakte einfach zu handhaben, da sie an die Nutzung des MS Outlook erinnert. Die Anwendung macht einen »leichten« Eindruck, der nicht durch überfrachtete und zu komplexe Strukturen zerstört wird.

Welche konkreten Gründe gab es für die Einführung der Digitalen Personalakte?
Mein Eintritt in das Unternehmen war verbunden mit dem klaren Auftrag, die bisherige Führung der Personalakten zu modernisieren und die Digitale Personalakte einzuführen. Die Ziele der Unternehmensgruppe waren deutlich definiert: Schneller Zugriff auf die Personalakten, übersichtliche Zuordnung der jeweiligen Mitarbeiter in die fünf Unternehmensbereiche, alle für den Personalbereich relevante Vorgänge und Termine auf einen Blick verfügbar zu machen. Die Abbildung des Einstellungsprozesses war ebenfalls ein wichtiger Faktor. Zum Beispiel werden witterungsbedingt einige Mitarbeiter entlassen, die im folgenden Frühjahr wieder eingestellt werden. Diese Vorgänge fordern einen hohen Arbeitsaufwand, der jetzt durch den Einsatz einer digitalen Personalakte reduziert wird. Darüber hinaus unterstützt die digitale Personalakte den Bereich des Bewerbermanagements. Vor allem das automatische Ablegen der Bewerberdaten stellt ein schnelles und transparentes Auswahlverfahren sicher.

Wie lange hat die Umstellung gedauert?
Wir haben im Januar 2011 begonnen und nach drei Monaten war die Umstellung vollzogen. Einer der ersten Schritte war die Einbringung der Altakten durch Scannen und Verschlagwortung.

Was zeichnet die tägliche Arbeit mit der PLAN:D Digitale Personalakte aus?
Alles auf einen Blick zu haben, ist der größte Vorteil. Wir haben einen zentralen Zugriff auf alle Personalakten, eine zentrale Terminplanung, organisieren mit dem System die Schulungen und Qualifizierungen im Rahmen eines fristenüberwachenden Weiterbildungsmanagements. Bis hin zur Archivierung der Datev-Abrechnungen bildet die digitale Personalakte unsere Abläufe perfekt ab, inklusive der sehr übersichtlichen Auswertungen unseres Kolonneneinsatzplanes.

Gibt es weitere Pläne?
Letztlich hat uns die PLAN:D-Anwendung überzeugt, weil sie nicht nur als reine Personalakte eingesetzt werden kann, sondern im Zusammenspiel mit anderen Anwendungen komplexe Lösungen möglich werden. Zum Beispiel überlegen wir, die PLAN:D Digitale Bauakte ebenfalls einzuführen.

Spielte eigentlich die große Entfernung zu PLAN:D eine Rolle?
Nein, das war überhaupt kein Problem. Obwohl Nürnberg einige Autostunden entfernt von unserem Hauptsitz ist und manch anderer Anbieter in deutlicherer Nähe liegt, haben wir die Beauftragung der PLAN:D AG bis heute nicht bereut. Wir haben den Eindruck, dass es sich bei der PLAN:D Digitale Personalakte nicht um ein aufgeblasenes Marketingprodukt mit leeren Versprechungen handelt, sondern um eine echte Arbeitserleichterung, die zudem noch Personalkosten spart.

Über die Unternehmensgruppe Eilers
Was in den 60iger Jahren von Heinrich Eilers begonnen wurde, ist in den nachfolgenden Jahrzehnten von Georg Eilers zu einem komplexen Dienstleistungsunternehmen für alle Versorgungsleistungen geformt worden. Die Unternehmensgruppe umfasst mehr als 200 Mitarbeiter und hat ihren Hauptsitz im Landkreis Cloppenburg. In der Unternehmensgruppe Eilers findet sich ein Zusammenschluss von vielseitigen, zertifizierten Fachbetrieben mit verschiedenen Geschäftsfeldern wieder. Treu dem Motto »Kompetenz in Strömen« werden nicht nur komplexe Projekte realisiert, sondern auch individuelle Probleme von privaten oder gewerblichen Kunden partnerschaftlich gelöst.